Há tarefas num gabinete de contabilidade que fazem parte do trabalho e exigem conhecimento, experiência e atenção. Depois, há outro tipo de trabalho que se vai instalando no dia a dia sem ser propriamente contabilístico: procurar documentos, repetir informação, confirmar dados que já existem ou interromper uma tarefa porque o software ou o equipamento não está a responder como deveria.
Cada situação pode parecer pouco relevante. O problema está na repetição. Quando acontece várias vezes por dia, em diferentes processos e com vários clientes, o tempo perdido começa a pesar na produtividade de toda a equipa.
Para um gabinete que cresceu, esta questão torna-se ainda mais evidente. Mais clientes significam mais informação, mais obrigações e mais processos. Se as ferramentas e a forma de trabalhar não acompanham esse crescimento, a equipa acaba por gastar mais tempo a gerir o trabalho do que a fazê-lo.
Quando a mesma informação é tratada mais do que uma vez
Um cliente envia um documento por e-mail, outro utiliza uma plataforma diferente e outro entrega documentação no gabinete. Depois começa o trabalho de organizar, arquivar, procurar e, muitas vezes, introduzir manualmente informação que já está disponível. É precisamente neste tipo de tarefas que a tecnologia pode fazer uma diferença real.
As soluções Sage dirigidas a contabilistas e gabinetes permitem centralizar diferentes áreas do trabalho e incluem funcionalidades de automatização contabilística, arquivo digital, gestão de obrigações, reconciliação bancária e integração de informação. O objetivo não é simplesmente acrescentar tecnologia ao gabinete, mas reduzir tarefas repetitivas e facilitar o acesso à informação necessária.
Quando uma parte desse trabalho deixa de depender de operações manuais, a equipa ganha tempo para aquilo que realmente exige a sua experiência.
O seu cliente não deve ficar à espera porque a informação está dispersa
A rapidez de resposta também depende da forma como a informação está organizada. Uma questão colocada por um cliente pode parecer simples, mas a resposta pode obrigar a procurar documentos, consultar movimentos ou confirmar o histórico de uma empresa. Quanto mais dispersos estiverem os dados, maior é o tempo necessário para chegar à informação certa.
Ter software adequado, informação acessível e processos bem estruturados permite responder mais depressa e trabalhar com maior confiança. É aqui que a tecnologia deixa de ser apenas uma ferramenta interna. Passa também a ter impacto na relação que o gabinete mantém com os seus clientes.
Software, equipamentos e segurança têm de trabalhar em conjunto
Ter um bom software não resolve tudo se o computador é lento, a infraestrutura está desajustada ou existem falhas na proteção dos dados. Num gabinete de contabilidade, um problema informático pode significar muito mais do que alguns minutos de espera. Pode interromper processos, impedir o acesso à informação e comprometer prazos importantes.
Backups regulares e monitorizados, proteção adequada dos equipamentos, software atualizado e assistência técnica são, por isso, componentes importantes da continuidade do trabalho.
A JMSI reúne estas diferentes áreas na solução Fiscal Seguro, desenvolvida para responder às necessidades específicas dos gabinetes de contabilidade. A solução integra software, hardware, addons e assistência técnica especializada, com o objetivo de ajudar a equipa a trabalhar com maior segurança, conformidade e eficiência.
Mais tempo para a contabilidade. Menos tempo perdido com a informática.
A tecnologia não substitui o conhecimento de um contabilista. Deve, isso sim, permitir que esse conhecimento seja aplicado onde realmente faz diferença. Automatizar tarefas repetitivas, facilitar o acesso à informação, manter os equipamentos preparados e proteger os dados são decisões que podem mudar a forma como um gabinete trabalha diariamente.
Porque um gabinete de contabilidade não precisa apenas de trabalhar mais depressa. Precisa de deixar de perder tempo com aquilo que a tecnologia já pode simplificar.
Fiscal Seguro: software, hardware, addons e assistência técnica para que o seu gabinete possa trabalhar com mais segurança e tranquilidade.